¿QUE TIPO DE ACTIVIDADES SE DEBEN DOCUMENTAR EN UN PROCEDIMIENTO? Principalmente aquellas que conforman la finalidad de la organización y aquellas en que es muy costoso el no contar con una guía detallada para hacer correctamente una actividad. Por ejemplo: ¿Cómo elabora un reporte? ¿Cómo auditar una franquicia? ¿Cómo arrancar una maquina? ¿Cómo manejar una grúa? ¿Cómo entrevistar a una persona por medio de competencias laborales? ¿Cómo vender un producto o servicios? ¿Qué hacer en caso de un terremoto o incendio? ¿Qué hacer en caso de robo?, etc.
¿CUANDO SE JUSTIFICA ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? Cuando las pérdidas, el estrés de tus colaboradores, el desperdicio de tiempo, los conflictos entre áreas y las quejas de los clientes y proveedores sean mayores el tiempo dedicados al diseño de sus procedimientos. Cuando se requiere capacitar continuamente a los colaboradores de nuevo ingreso. Cuando se van a abrir sucursales o franquicias o filiales. Cuando se va a delegar responsabilidades en otras personas. Cuando se está institucionalizando a la empresa / organización y ya no se puede depender solamente del dueño o director general. Cuando se está en un proceso de certificación del Sistema de Gestión. Cuando se quiere valorar más ante un socio o inversionista la efectividad de tu negocio o empresa.
PORQUE SE DEBEN ELABORAR PROCEDIMIENTOS EN TU NEGOCIO O EMPRESA. Porque es una de las mejores herramientas para administrar un negocio o empresa. Sirven para transmitir completa y efectivamente los conocimientos, experiencias y cultura organizacional a todos los colaboradores. Documenta la experiencia acumulada por la organización a través de los años en beneficio de sí misma.
QUE TIPO DE NEGOCIOS O EMPRESAS NECESITAN MANUALES DE PROCEDIMIENTOS? Todas aquellas públicas o privadas; micros, pequeñas, medianas o grandes, nacionales o trasnacionales, con o sin fines de lucro: Que requieran estandarizar su operación. Que busquen eliminar estrés y desperdicio. Que deseen replicar su éxito en otros puntos de ventas, sucursales, franquicias. Que deseen incrementar y/o consolidar su posición competitiva. Que deseen tener un crecimiento sostenido en ventas, utilidades, rentabilidad y satisfacción de clientes. Que estén buscando la certificación con las NORMAS ISO o NORMAS OFICIALES MEXICANA.
¿ES CONVENIENTE HACER MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CUANDO ESTA ESTAS INICIANDO TU EMPRESA O NEGOCIO? ¡Si! Por tres razones: en primer lugar, se está en la fase de diseño del sistema y éste es el mejor momento (sin vicios ni malas costumbres) para definir y proponer la mejor forma de trabajar; en segundo lugar, los manuales pueden acelerar que el personal de nuevo ingreso o promovido se adapte rápidamente a la nueva cultura de la empresa y, en tercer lugar, el manual irá creciendo al mismo ritmo de crecimiento y expansión de la empresa o negocio.
¿LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS SOLO ES PARA LAS EMPRESAS QUE TIENEN UN SISTEMA DE GESTION O QUE BUSQUEN OBTENER UNA CERTIFICACIÓN DE NORMAS ISO o NORMAS OFICIALES MEXICANAS? Las empresas que quieren certificarse, están obligadas a documentar su Sistema de Gestión correspondiente y esto les trae como beneficio un mayor orden y control de todas sus actividades diarias porque la filosofía de las NORMAS ISO “es hacer lo que se dice y decir lo que se hace”. Las organizaciones que no necesitan o todavía no obtienen su registro de certificación con las NORMAS ISO, pueden también disfrutar de las ventajas de tener la documentación de su sistema, pero sin tener la “motivación” (presión) para certificarse.
¿CUÁNDO ES CONVENIENTE CONTRATAR A UN CONSULTOR EXTERNO? Cuando se requiere una metodología práctica y probada exitosamente de un consultor experto; Cuando el negocio o empresa está muy ocupada con sus operaciones cotidianas y necesita brazos y mentes para hacer sus manuales; Cuando hay una fecha límite para tener los manuales; Cuando se requiere evaluar el estatus, efectividad y funcionamiento de la empresa; Cuando se requiere sensibilizar al equipo directivo acerca de los beneficios de contar con un sistema documentado; Cuando se desea capacitar al equipo directivo y a sus brazos derechos sobre las técnicas y metodologías para elaborar políticas, procedimientos, formatos y manuales; Cuando se requiere incorporar rápidamente la tecnología probada en otras organizaciones similares.
Por Ing. Guillermo R. Cerón Argüelles CEO en Frontin 5.0 (Experto en Estandarización, Sistema de Gestión y Desarrollo de Franquicias.
