Tres técnicas para documentar tu manual de operaciones


26 Apr
26Apr

TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL: Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, registros estadísticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos que contengan información relevante para el trabajo. Es importante además, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el procedimiento que se está estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales, así como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen.

TÉCNICA DE LA OBSERVACIÓN: Documentación mediante la observación:Este tipo de documentación permite ir documentando las actividades que se están ejecutando en el instante tomando evidencia y notas escritas, grabadas (video) y fotografías.
Esta documentación te permite captar todas aquellas informaciones que es muy rápida.
Tip: para esta documentación es necesario usar grabadora de videos y cámara fotografía. La imágenes dices más que mil palabras.

TÉCNICA DE LA ENTREVISTA: Documentación mediante la entrevista (personalizada) o grupal.
Este tipo de documentación de permite:- Detallar las actividades mediante la interacción uno a uno preguntando y preguntando y preguntando hasta que quede claro- Cotejar (para el caso de una documentación mediante la observación) que la información concuerda con la entrevista.- Esta documentación es la más efectiva en tiempo y genera información mas valiosa.
Para que la entrevista se desarrolle con éxito es conveniente observar los lineamientos siguientes:- Tener claro el objetivo de la misma.- Concertar previamente la cita.- Verificar la información a través de otras fuentes.- Aclarar todas las dudas que existan.- Saber escuchar.- No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella.


Por Ing. Guillermo R. Cerón Argüelles CEO en Frontin 5.0 (Experto en Estandarización, Sistema de Gestión y Desarrollo de Franquicias.

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