6 de 11 pasos para crear tu Manual de operaciones

Paso 4: ARMAR Y CLASIFICAR TUS PROCESOS EN UN MACROPROCESO.

Una estructura de Macroprocesos en cualquier sistema de gestión, o cualquier negocio o empresa tiene una entrada y una salida. La ENTRADA se conoce como el requerimiento de un cliente que hace que detone todo tu sistema de operaciones. El requerimiento puede el inicio de un producto o servicio, y aplica en cualquier giro, empresa o negocio. Y la SALIDA es el producto o servicio que obtiene tu cliente final, pero lo sorprendente de tener claro y documentados tus procesos es que ese resultado (producto o servicio) sea satisfactorio al cliente.Un macroproceso subdivide su estructura en:

• PROCESOS CLAVE.
• PROCESOS DE SOPORTE
• PROCESOS DE CALIDAD

Paso 5: AJUSTAR TU ORGANIGRAMA INICIAL

Si recordarás en la paso 1, diseñamos el organigrama inicial de tu negocio o empresa, sin embargo, al analizar tu estructura de procedimientos y las funciones que tienen cada persona, pudiste identificar que muy probablemente puede haber puestos que se fusionen o que inclusive se eliminen.

Paso 6: DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Hemos llegado al paso más divertido e importante: la documentación de tus procedimientos, y para ello, deberás llevará algunas técnicas de documentación, como son:

• La Técnica de Investigación Documental: que consiste en investigar y crear tus propios procedimientos con base a las buenas prácticas de tu negocio ayudante de bibliografías técnicas de negocios.
• La Técnica de la Observación: Que no es mas que, recabar toda la información necesaria mediante la observación de ciertas actividades de ciertos puestos en tiempo real.
• La Técnica de la Entrevista: una de las mas usadas y funcionales, ya que permite extraer toda la información a manera de preguntas y respuestas directamente con el propietario del procedimiento.

Estas técnicas tendrás que usarlas con gran habilidad para poder baja todo a papel. Pero hablando de papel, me refiero a estructurar el procedimiento en el formato correspondiente, por ello es que finalmente te explico la estructura que debe de llevar tus procedimientos:

1. Objetivo del Procedimiento
2. Alcance del Procedimiento
3. Responsabilidad del Procedimiento
4. Términos y Definiciones
5. Política del Procedimiento
6. Descripción del Procedimiento
7. Diagrama de Flujo del Procedimiento
8. Anexos del Procedimiento

Por Ing. Guillermo R. Cerón Argüelles CEO en Frontin 5.0 (Experto en Estandarización, Sistema de Gestión y Desarrollo de Franquicias.